anwarsigit.com – Definisi POAC Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak, Pengendalian, Manfaat, Tujuan, Proses; mengatur, mengkoordinasikan staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (mengawasi) jalannya pekerjaan.
Pengertian POAC
Mengapa POAC? Karena POAC adalah kapasitas administrasi secara keseluruhan dan mencakup seluruh proses administrasi. Banyak ahli menambahkan banyak arti dari pekerjaan administrasi, tetapi di antara banyak tambahan, itu mencakup empat fungsi yang dikemukakan oleh George R Terry, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.
Empat fungsi administrasi dalam administrasi modern tidak langsung, melainkan spiral. Hal ini memungkinkan organisasi untuk bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus administrasi yang diselesaikan oleh suatu organisasi adalah mengatur, memilah staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (mengawasi) jalannya pekerjaan.
Pada tahap pengendalian, penilaian dilakukan untuk memperoleh masukan untuk dasar persiapan lebih lanjut, atau untuk pemikiran ulang. Dan lain-lain sehingga kegiatan fungsi-fungsi administrasi tersebut merupakan suatu siklus spiral.
Planning (Perencanaan) POAC
Mengatur adalah rencana langkah-langkah yang sistematis dan disengaja untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Menata juga dicirikan sebagai suatu pekerjaan untuk menggunakan sumber daya yang tersedia dengan mempertimbangkan segala keterbatasan untuk mencapai tujuan secara produktif dan berhasil. Menata merupakan langkah awal dalam proses administrasi, karena dengan mengatur kegiatan organisasi ke depan, semua sumber daya dalam organisasi difokuskan untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam menyelesaikan persiapan ada kegiatan yang harus dilakukan, secara spesifik peramalan (arranging) kegiatan organisasi dan (perencanaan). Meramalkan kapasitas untuk memutuskan pengaturan kegiatan yang akan diselesaikan di masa depan oleh organisasi sebagai pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam membuat prakiraan, seseorang harus selalu fokus pada tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan selanjutnya melengkapi analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi luar dan dalam.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus S.M.A.R.T. S.M.A.R.T yaitu :
-
Specific
artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
-
Measurable
artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
-
Achievable
artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan.
-
Realistic
artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.
-
Time
artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Langkah-langkah Dalam Membuat Perencanaan :
-
Analisis situasi dan identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT.
-
Menentukan skala prioritas
Setelah menyelidiki dan mengidentifikasi masalah, perlu untuk memutuskan skala prioritas untuk pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak membutuhkan lebih banyak waktu untuk menjamin kelangsungan organisasi.
-
Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya.
-
Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
Organizing (Pengorganisasian) POAC
Pemilahan dicirikan sebagai kegiatan pembagian tugas antar individu yang terkait dengan kegiatan organisasi, sesuai dengan kemampuan SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses pemilihan individu dan pembagian sarana dan prasarana untuk mendukung tugas-tugas individu tersebut dalam organisasi.
terlebih lagi, mengarahkan mekanisme berfungsinya untuk menjamin tercapainya tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas untuk disortir adalah memadukan berbagai kelompok individu, menyatukan berbagai minat, dan menggunakan semua kemampuan dalam bantalan tertentu.
Dalam memilah-milah kegiatan yang dilakukan, khususnya kepegawaian (staff setting) dan campuran dari setiap sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam organisasi. Dengan menempatkan individu-individu ideal secara sempurna dalam organisasi, kelangsungan kegiatan organisasi akan terjamin. Kapasitas perintis di sini adalah memiliki pilihan untuk menempatkan pria sempurna di lokasi yang sempurna.
Pemimpin harus memiliki pilihan untuk melihat kemampuan SDM yang mumpuni dan bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan roda organisasi. Setelah menetapkan individu-individu yang sempurna untuk tugas-tugas tertentu, perlu juga untuk mengatur dan mengkoordinasikan semua kemampuan SDM ini untuk bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
- Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
- Bagikan pekerjaan kepada staf yang jelas. (Menetapkan individu-individu yang terampil pada posisi yang tepat. Selain itu, jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan mempengaruhi pencapaian umum organisasi)
- Mengkarakterisasi prosedur staf. (Memutuskan cara kerja dan penilaian staf, serta hukuman dan penghargaan yang didapat. Selain itu juga menjelaskan garis koordinasi dan sinergi dalam organisasi, sehingga semua posisi tergabung untuk mencapai tujuan organisasi)
- Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
Actuating (Penggerakan) POAC
Persiapan dan pengorganisasian yang baik tidak akan berarti apa-apa jika tidak dibarengi dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Oleh karena itu, seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus ditingkatkan untuk mewujudkan visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan rencana kerja yang telah disusun.
Setiap penyelenggara organisasi harus bekerja sesuai tugas, fungsi dan peran, keterampilan dan kompetensi setiap SDM untuk mewujudkan visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan seluruh anggota perkumpulan untuk bekerja mencapai tujuan organisasi.
Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :
- Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
- Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
- Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
- Tugas yang diberikan cukup relevan,
- Hubungan harmonis antar rekan kerja.
Menghasut meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan adalah gaya kepemimpinan cikal bakal dalam memajukan semua potensi dan sumber daya organisasi untuk mendorong pencapaian program dan tujuan organisasi.
Sedangkan koordinasi adalah suatu kegiatan yang membawa individu-individu yang terlibat dengan organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan perencanaan, kemungkinan persaingan yang tidak dapat dibenarkan dan kebingungan dalam bertindak antara individu yang terlibat dalam mencapai tujuan dapat dijauhi. Koordinasi ini mengundang SDM yang tersedia secara umum untuk bekerja sama menuju pos yang telah ditentukan sebelumnya.
Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :
- Mengambil keputusan
- Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan.
- Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
- Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
- Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :
- Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
- Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
- Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
- Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
- Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
Controlling (Penggendalian / Pengawasaan) POAC
Pengawasan tidak hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan kegiatan organisasi, tetapi juga melakukan pengawasan agar bila diperlukan dapat dilakukan koreksi. Dengan demikian, apa yang dilakukan staf dapat dikoordinasikan dengan cara yang benar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Inti dari pengendalian adalah proses memastikan bahwa eksekusi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Agar pekerjaan berjalan sesuai tujuan organisasi dan program kerja, diperlukan pengendalian, baik sebagai pengawasan, pemeriksaan hingga audit. Kata-kata tersebut sebenarnya memiliki arti yang berbeda-beda, namun yang terpenting adalah sedini mungkin mengenali penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap persiapan, pelaksanaan maupun koordinasi. Sehingga dengan ini dapat dilakukan harapan, perbaikan dan penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perbaikan lingkungan di sekitar organisasi.
Manfaat pengawasan :
- Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
- Dapat mengetahui adanya penyimpangan
- Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
- Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
- Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi
Proses controlling meliputi :
- Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
- Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
- Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.
- Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,
- Melakukan tindakan perbaikan.
- Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,
- Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
-
Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota.
-
Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).
-
Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan.
-
Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).
-
Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan.
-
Pengawasan Melekat (waskat)
Pengawasan dilakukan secara ketat terhadap staf, hal ini dalam banyak kasus dilakukan untuk tujuan tertentu dan khusus, sehingga terhindar dari penyimpangan atau kesalahan sekecil apa pun.
Kegiatan yang juga dikenang untuk kegiatan pengendalian, termasuk penilaian dan perincian. Penilaian adalah penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program.
Dalam memimpin penilaian, penilaian harus komprehensif, termasuk pencapaian tujuan kegiatan, pelaksanaan staf, pengetahuan staf, efektivitas dan produktivitas proses perencanaan dan kegiatan. Sedangkan mengungkapkan adalah penyampaian kemajuan hasil kegiatan atau penyediaan data tentang segala hal yang berhubungan dengan tugas dan fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi.
